En plena temporada de Asambleas Generales de Copropietarios, este es el conflicto jurídico que más se repite — y el que más administradores enfrenta innecesariamente por desconocer la norma.
Estamos en plena temporada de Asambleas Generales de Copropietarios y con ella surge el conflicto eterno: ¿está obligado el administrador a enviar por correo o WhatsApp la información contable, el presupuesto, el dictamen de revisoría fiscal y demás documentos? La respuesta técnica es un rotundo no, y entender por qué es vital para evitar que la asamblea se convierta en un campo de batalla legal.
El marco normativo: Ley 675 de 2001 vs. régimen societario
Para resolver esta discusión hay que acudir a la fuente correcta: la Ley 675 de 2001 como norma especial de propiedad horizontal, y compararla con el régimen que aplica a las sociedades comerciales.
A diferencia del artículo 446 del Código de Comercio, que obliga a las sociedades a enviar estados financieros detallados junto con la convocatoria, el artículo 39 de la Ley 675 es taxativo y limitado. En propiedad horizontal, la ley solo exige enviar dos cosas con la citación: el orden del día y un único anexo obligatorio, el estado de cuenta de cartera.
Las Altas Cortes han ratificado que, al ser la propiedad horizontal un régimen especial, no se le pueden imponer las cargas propias de las sociedades anónimas. El administrador cumple con la ley al poner a disposición la información —informes de gestión, dictámenes del revisor fiscal, estados financieros— para que los propietarios la consulten. No tiene obligación legal de remitirla proactivamente por correo o en PDF, salvo que el reglamento interno de esa copropiedad lo ordene expresamente.
La transparencia en propiedad horizontal se garantiza permitiendo el acceso a la información, no saturando correos con archivos. Un administrador Pro+ sabe que su deber es tener los libros listos, no la bandeja de salida llena de adjuntos.
¿Por qué algunos administradores sí la envían, entonces?
Se ha vuelto práctica común que los administradores envíen la documentación con anticipación porque facilita la presentación en la asamblea: los propietarios llegan con preguntas puntuales, la sesión es más eficiente y el debate más constructivo. Es una buena práctica de gestión, pero no una obligación legal.
Que sea costumbre o que se haga por analogía con otras normas no le otorga al propietario el derecho de interponer derechos de petición exigiendo los documentos, impugnar posteriormente el acta de asamblea, ni declarar la invalidez de la sesión por no haberlos recibido previamente. El derecho que tiene el propietario es el de inspección, y ese derecho tiene límites muy claros.
El derecho de inspección en propiedad horizontal y sus límites
El derecho de inspección no es una facultad de auditoría ilimitada. Según la interpretación analógica del artículo 447 del Código de Comercio, este derecho nace con la convocatoria y se ejerce durante los 15 días hábiles previos a la asamblea. Sus límites son precisos:
Límite de lugar
El derecho se ejerce exclusivamente en las oficinas de la administración. El propietario no puede exigir que los documentos le sean enviados a su correo, domicilio o dispositivo móvil.
Límite de forma: inspección no es reproducción
Es un derecho de examen y lectura, no de copia. El propietario puede tomar notas durante la revisión, pero el administrador —amparado en conceptos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP)— puede negarse legítimamente a entregar copias o permitir fotografías de documentos que contengan datos sensibles o estén bajo reserva documental, protegiendo así el Habeas Data de la comunidad.
Límite de fondo: solo información certificada
No se puede exigir información que aún no ha sido certificada o dictaminada. La administración debe velar por la veracidad de lo que comunica. Entregar borradores antes de los 15 días hábiles previos solo genera desinformación y conflictos innecesarios en la asamblea.
Límite de contenido: información confidencial
No es posible acceder, por ejemplo, a actas del consejo de administración que contengan información confidencial, estudios sobre propietarios específicos o deliberaciones sobre procesos sancionatorios, mientras esa información no haya sido publicada o notificada al interesado correspondiente.
¿Por qué la norma es tan estricta? Dos razones fundamentales
Protección de la información y reserva de libros
La contabilidad contiene datos sensibles de terceros y soportes que requieren custodia. La difusión indiscriminada de PDFs por canales informales como WhatsApp o correo electrónico vulnera el principio de reserva de los libros contables y puede comprometer información personal de los copropietarios.
Integridad contable durante el cierre de vigencia
Durante el cierre de vigencia, la información está en proceso de revisión y dictamen por parte del revisor fiscal. Hacer circular versiones previas antes del plazo legal no solo es innecesario: genera pánico injustificado, cuestionamientos prematuros y, en muchos casos, impugnaciones sin fundamento real.
Lo que el administrador sí debe tener listo — y cómo documentarlo
Cumplir con la ley no significa ser opaco. Significa ser preciso. Estos son los elementos que el administrador debe garantizar antes de la asamblea:
- Citación con el orden del día completo y el estado de cuenta de cartera como único anexo obligatorio.
- Documentación disponible para consulta presencial en las oficinas durante los 15 días hábiles anteriores a la asamblea.
- Libros contables al día, con dictamen del revisor fiscal vigente.
- Registro de quiénes ejercieron el derecho de inspección, con fecha y firma, para blindarse ante impugnaciones posteriores.
- Respuesta documentada a cualquier solicitud de copias que excedan lo permitido, citando el fundamento legal de la negativa.
¿Qué hacer cuando un propietario exige los documentos por fuera del marco legal?
Es el escenario más frecuente que llega a nuestra consultoría en esta época del año. Cuando un copropietario interpone un derecho de petición exigiendo estados financieros, actas del consejo o dictámenes antes de la asamblea, la respuesta del administrador debe ser técnica, documentada y dentro del plazo de ley.
Responder mal —o no responder— puede derivar en tutelas, quejas ante la Superintendencia de Notariado y Registro, o argumentos para impugnar decisiones de la asamblea. En Lex acompañamos a administradores y consejos de administración en la redacción de estas respuestas y en la gestión jurídica de PQRs, peticiones y conciliaciones con copropietarios e inquilinos.
Jurídicamente, “inspeccionar” significa poner a disposición. Un propietario informado sabe que su derecho es ir a la oficina, entender las cuentas y preguntar en el sitio. Un administrador blindado sabe que su obligación es facilitar ese acceso — y documentar que lo hizo.
¿Tu copropiedad enfrenta conflictos en temporada de asambleas?
En Lex Consultoría Jurídica acompañamos a administradores, consejos de propiedad horizontal y conjuntos residenciales en la gestión jurídica del día a día: orientación normativa, atención de PQRs, respuesta a tutelas y derechos de petición, conciliación con copropietarios e inquilinos y validación legal sobre espacios comunes y decisiones de asamblea. Consúltanos antes de que el conflicto escale.
Este artículo hace parte del contenido especializado de Lex Consultoría Jurídica para la comunidad PH Resuelve. Su propósito es informativo y no constituye asesoría jurídica para casos particulares.
