En la era de la inmediatez, esperar días por una firma física o gastar en desplazamientos notariales parece un anacronismo. Hoy, la pregunta de los empresarios inmobiliarios no es si pueden digitalizarse, sino cómo hacerlo sin que el contrato sea tachado de falso en un juzgado o que la firma “Digital” no sea válida por la falta de cumplirse con los mínimos requisitos necesarios para que sea aprobada o válida en procesos judiciales.
La respuesta se divide en dos sentidos: La primera, reside en la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico), la cual otorga a los mensajes de datos la misma validez que a los documentos escritos, siempre que se garantice su autenticidad e integridad. Esta firma electrónica es con encriptación de datos, una plataforma especializada que es sustancialmente diferente a la firma digital.
La diferencia principal radica en el nivel de seguridad y el mecanismo de validación técnico-legal. Mientras que la firma electrónica es un concepto genérico, la firma digital es un tipo específico y más robusto de firma electrónica que utiliza criptografía.
En Colombia, la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1789 de 2021 distinguen ambas para promover la digitalización y fomentar el uso de herramientas digitales con legalidad y transparencia. La firma digital tiene mayor solidez jurídica (“plena prueba”) porque el certificador está acreditado ante organismos oficiales como la ONAC en Colombia.
¿Firmar por WhatsApp es suficiente? Enviar un PDF por WhatsApp y recibir un “estoy de acuerdo” puede constituir un principio de prueba, pero es jurídicamente frágil. Para que una firma por este medio sea contundente, debe existir un rastreo de trazabilidad. Esto implica el uso de herramientas de “E-delivery” que certifiquen el envío, la apertura y la aceptación mediante un log de evidencias (IP, geolocalización y marca de tiempo). Sin este rastro, ante una tacha de falsedad, la inmobiliaria tendría una carga probatoria muy difícil de superar.
La Biometría: El estándar de oro La firma biométrica (facial o dactilar) es, hoy por hoy, el método más robusto. Al vincular el rasgo único del arrendatario con el documento, se elimina la posibilidad de suplantación. En Colombia, para que estas firmas tengan plena validez probatoria, deben estar respaldadas por certificados de entidades de certificación abierta o cumplir con los requisitos de integridad y no repudio. Esto significa que el documento no pudo ser alterado después de la firma y que el firmante no puede negar su autoría.
El “Plus” de la Sofisticación En Lex Consultoría, recomendamos que todo contrato digital incluya una cláusula de validez de firma electrónica, donde las partes acepten expresamente el uso de estos medios. Digitalizar al 100% su inmobiliaria no solo reduce costos operativos en un 40%, sino que acelera el cierre de negocios. Sin embargo, la tecnología sin técnica jurídica es un riesgo. Blindar el proceso digital es asegurar que, ante un incumplimiento, el juez solo tenga que dar un clic para ordenar la restitución.No confunda una ‘foto de la firma’ con una ‘firma digital’. La primera es una imagen fácilmente manipulable; la segunda es una estructura criptográfica que protege su patrimonio.